This German article was written as a collaboration with the Digital Society Initiative of the University of Zurich and first published on Inside IT.

New Work erlaubt mehr Flexibilität beim Organisieren und Strukturieren der eigenen Arbeit. Dies kann zwar zu erhöhter Produktivität führen, aber die Teamarbeit leidet öfters darunter. Wie geht das unter einen Hut?

Die letzten Jahre, insbesondere während der Covid-Pandemie, haben die Art und Weise wann, wo und wie wir arbeiten stark verändert. Diese neue Art des Arbeitens, oft auch als “New Work” oder “Hybrid Work” bezeichnet, führt zu mehr Flexibilität in der Organisation der Arbeit, kann die Motivation der Mitarbeitenden erhöhen und, wenn sinnvoll umgesetzt, auch die Produktivität steigern.

Natürlich bringen New-Work-Ansätze auch Herausforderungen mit sich: Nicht alle Menschen können mit den Freiheiten und der damit verbundenen Eigenverantwortung gut umgehen. Zudem werden Kommunikation und Kollaboration im Team deutlich anspruchsvoller. Während es früher leicht war, Fragen mit Teamkolleginnen und -kollegen direkt im Büro zu klären, ist dies heutzutage deutlich schwieriger: Ist die Person heute überhaupt im Büro anzutreffen? Wenn ja, wann? Und wie erreiche ich die Person am besten, insbesondere wenn sie nicht im Büro ist?

Unterbrüche können zu Burnout führen

Das Resultat ist oft, dass Teamkolleginnen und -kollegen unwillentlich und unbewusst bei der Arbeit unterbrochen werden. Oder lange Wartezeiten auf eine Antwort blockieren die Fortsetzung der eigenen Aufgaben. Die Schwierigkeit besteht in der Koordination der Kommunikation und der Wahl des geeigneten Kommunikationskanals. Insbesondere bei Remote-Arbeit oder Home-Office muss die Kommunikation entweder geplant werden oder sie funktioniert ad-hoc und wird damit häufig durch Störungen und Wartezeiten unterbrochen.

Die Forschung im Gebiet der Arbeitspsychologie hat in den vergangenen Jahrzehnten eindrücklich aufgezeigt, wie wichtig es für die Produktivität und das eigene Wohlbefinden ist, wenn Wissensarbeiterinnen und Wissensarbeiter sich regelmässig über längere Zeitperioden auf die eigene Arbeit fokussieren können und dabei nicht andauernd unterbrochen werden. Beispielsweise führen ständige Unterbrüche zu häufigeren Fehlern, erhöhtem Stress und können sogar zu Burnout führen. Weil aktive und zeitnahe Kommunikation und Kollaboration in den meisten Organisationen essenziell ist, braucht es deshalb bessere Ansätze, um Teams in der Koordination der Teamarbeit zu unterstützen. Gleichzeitig soll einzelnen Personen ermöglicht werden, sich dann auf die Arbeit zu fokussieren, wenn dies gerade gefordert ist.

Fokussiertes Arbeiten

Ein Ansatz ist, dass Unternehmen eine Kommunikations-Kultur aufbauen, die fokussierte Arbeit ermöglicht und fördert, sowie teure Unterbrüche reduziert. Beispielsweise können gezielt Fokus-Zeiten eingeplant werden, bei denen es okay ist, E-Mails, Chats und Anrufe nur selten zu checken und zu beantworten. Firmen verschiedenster Branchen haben beispielsweise einen Meeting-freien Tag eingeführt, welcher es insbesondere introvertierten Personen ermöglicht, sich in Ruhe auf die eigene Arbeit zu fokussieren. Bereits kurze Deep- oder Focused-Work-Sessionen von gesamthaft 30 – 120 Minuten pro Arbeitstag erlauben es, in kurzer Zeit mehr zu erreichen, anstatt dauernd zwischen Aufgaben, Verpflichtungen und Teamwork hin und her wechseln zu müssen. Das Schliessen der E-Mail- und Instant Messaging-App oder die Deaktivierung der Benachrichtigungen zu neuen E-Mails oder Chats ist zudem eine sehr einfache Massnahme, um virtuelle Unterbrüche während diesen Fokuszeiten zu verhindern.

Teamkollaboration zu gezielten Zeitpunkten

Gleichzeitig ist es natürlich wichtig, sich regelmässig im Team auszutauschen, sich gegenseitig aktiv zu helfen und zeitnah Fragen zu beantworten. Fokussiert sich jemand immer nur auf die eigenen Aufgaben und engagiert sich nicht im Team, so leidet die Teamproduktivität. Um eine Balance zwischen fokussierter Arbeit und Teamarbeit zu erreichen, empfiehlt es sich, einerseits das Bewusstsein zum Wert von aktiver Teamarbeit zu erhöhen und andererseits dem Team zu helfen, möglichst ideale Momente für gegenseitige Fragen oder Unterbrüche zu finden. Ist eine Person, der ich eine Frage stellen möchte, aktuell gerade fokussiert an der Arbeit und meine Frage ist nicht dringend, so kann ich diese entweder jetzt über ein asynchrones, nicht unterbrechendes Medium wie E-Mail stellen oder ich stelle sie später. Digitale Tools, wie Kalender und Instant Messaging, ermöglichen zwar das manuelle Definieren des eigenen Präsenzstatus (beispielsweise verfügbar, beschäftigt, abwesend) und zunehmend auch die Eingabe von Arbeitszeiten und -orten, diese werden allerdings nur selten gezielt genutzt und kaum beachtet.

Fokus- und Teamarbeit balancieren

Deshalb untersuchen wir in unserer Forschung, wie Teams von Wissensarbeiterinnen und Wissensarbeitern im Erreichen einer guten Balance zwischen Fokus- und Teamarbeit unterstützt werden können. Unter anderem haben wir mit FlowTeams eine Lösung entwickelt, welche motivieren soll, sich vorgängig Blöcke für fokussierte Arbeit einzuplanen und gleichzeitig auch aktiv Zeit für ungeplante Teamarbeit zu reservieren. Diese Blöcke werden anschliessend automatisch mit dem Team geteilt, sodass man leichter abschätzen kann, wann und über welchen Kommunikationskanal man die eigene Frage am besten stellen kann, um gegenseitig Unterbrüche zu vermeiden. Solche Ansätze haben meist nicht nur einen direkten, positiven Einfluss auf die eigene Produktivität und Teamarbeit, sondern sie erhöhen auch nachhaltig das Bewusstsein zu Kosten von Unterbrechungen, effizienter Kommunikation und produktiver Arbeit.

Die Möglichkeit, sich regelmässig für längere, unterbruchsfreie Zeitblöcke auf die eigene Arbeit zu fokussieren, ist essenziell für Unternehmen, welche in Zeiten von New Work erfolgreich bestehen und nachhaltig Talente binden möchten. Genauso wichtig ist umgekehrt die effiziente Teamarbeit, welche zeitnah, aber nicht immer in Echtzeit und vor Ort stattfinden muss. Es empfiehlt sich, im Team oder Unternehmen über die eigene Kommunikationskultur zu diskutieren und dabei individuelle Präferenzen “bottom-up” einzubeziehen. Ansätze und Tools wie zum Beispiel FlowTeams können helfen, zwischen Fokus und Kollaboration zu vermitteln.